Fornos Moreira - APP

Cliente: Moreira & Duarte, Lda. — Fornos Moreira
Projeto: Desenvolvimento de uma plataforma de gestão empresarial à medida

Gerir uma empresa com equipas constantemente no terreno é um desafio. Entre reparações, visitas a clientes, encomendas, materiais, horários e tarefas administrativas, há muita informação que precisa de estar organizada e acessível.

Foi precisamente esse o desafio que encontrei na Fornos Moreira, uma empresa especializada na venda, instalação e assistência técnica de equipamentos para panificação e hotelaria.

O objetivo era simples: criar uma solução que facilitasse o trabalho de todos, reduzisse tarefas repetitivas e permitisse acompanhar a atividade da empresa num único lugar.

Para isso, desenvolvi de raiz uma plataforma de gestão totalmente adaptada à realidade da Fornos Moreira, acessível tanto no computador do escritório como no telemóvel dos técnicos.

O desafio: muita informação, demasiados sítios

O dia a dia da Fornos Moreira envolve várias equipas com responsabilidades diferentes.

Enquanto os técnicos estão nas instalações dos clientes a realizar reparações, a equipa comercial organiza visitas e encomendas, o armazém prepara os materiais necessários e a administração acompanha horários, despesas e resultados.

O problema não era a falta de informação. Era o facto de estar espalhada por vários sítios.

Os dados dos clientes estavam no programa de faturação, as horas de trabalho no relógio de ponto, os materiais eram controlados pelo armazém e os agendamentos dependiam frequentemente de contactos telefónicos e registos separados.

Esta forma de trabalhar obrigava a consultar diferentes sistemas e a repetir tarefas que podiam ser simplificadas.

A solução não passava por substituir tudo o que já existia, mas por fazer com que tudo funcionasse em conjunto.

Uma plataforma criada à medida

Em vez de adaptar a empresa às limitações de um programa de gestão convencional, desenvolvi uma solução pensada especificamente para a forma como a Fornos Moreira trabalha.

A plataforma reúne as principais atividades da empresa, permitindo que cada colaborador tenha acesso à informação de que precisa para desempenhar as suas funções.

A administração acompanha a atividade global, os comerciais organizam clientes e visitas, os técnicos consultam as suas reparações e o armazém prepara os materiais necessários.

Tudo através de uma interface simples, organizada e adaptada a computadores e dispositivos móveis.

O resultado é um sistema que acompanha o trabalho da empresa, em vez de obrigar a empresa a adaptar-se ao sistema.

Reparações organizadas, do início ao fim

Uma das principais necessidades era melhorar a organização das intervenções técnicas.

Cada reparação passou a ter uma ficha própria, com a identificação do cliente, equipamento, data, materiais necessários e estado do serviço.

Os técnicos podem consultar as intervenções diretamente no telemóvel, registar o tempo de trabalho, adicionar fotografias e acompanhar a evolução de cada reparação.

O sistema pode também identificar a chegada do técnico às instalações do cliente, ajudando a registar o início da intervenção.

Desta forma, a informação deixa de depender de apontamentos separados ou da memória de cada pessoa.

Desde o agendamento até à conclusão, tudo fica associado à mesma intervenção.

Um armazém que sabe o que preparar

Preparar o material necessário para as reparações do dia seguinte é essencial para evitar imprevistos.

Por isso, desenvolvi uma área dedicada ao armazém, onde é possível consultar antecipadamente os materiais necessários para cada serviço.

A equipa pode confirmar os artigos preparados, identificar o que está em falta e organizar a saída dos materiais.

O sistema permite também acompanhar o material transportado nas carrinhas e registar os artigos utilizados durante as intervenções.

Assim, os técnicos começam o dia com uma visão mais clara do trabalho e dos equipamentos de que precisam.

Menos esquecimentos, melhor preparação e maior organização entre o armazém e as equipas no terreno.

Horários e assiduidade sem complicações

A gestão de horários era outra das áreas que precisava de atenção.

A empresa já utilizava um relógio de ponto, mas a informação registada pelo equipamento não contemplava todas as situações necessárias à gestão administrativa.

Férias, faltas, feriados, horas extraordinárias e ajustes de horários continuavam a exigir trabalho manual.

Desenvolvi uma solução que aproveita os registos existentes e permite gerir essas situações de forma centralizada.

As horas efetivamente registadas pelo relógio de ponto são preservadas, enquanto os ajustes necessários para efeitos administrativos e de processamento salarial ficam identificados separadamente.

A plataforma permite definir horários individuais, acompanhar horas de trabalho e preparar os dados necessários para a contabilidade.

O que antes exigia várias verificações e correções manuais passou a estar organizado num processo mais simples e transparente.

Clientes, encomendas e visitas num só lugar

A equipa comercial precisava também de uma forma prática de acompanhar os clientes e organizar o seu trabalho.

A nova plataforma permite consultar informação comercial, preparar notas de encomenda, agendar visitas e registar os contactos realizados.

Cada vendedor pode acompanhar a sua carteira de clientes, consultar o histórico e organizar as próximas deslocações.

Como a empresa já possuía um programa de faturação, a solução foi preparada para utilizar os dados aí existentes, evitando a introdução repetida de clientes, artigos e preços.

Esta ligação permite trabalhar com informação consistente, sem obrigar a empresa a abandonar as ferramentas que já utiliza.

Despesas e documentos sem papelada desnecessária

A gestão das despesas foi igualmente integrada na plataforma.

Os colaboradores podem registar uma despesa diretamente no telemóvel, fotografar o respetivo comprovativo e associá-la à categoria adequada.

O sistema permite ainda aproveitar a informação dos códigos QR presentes nas faturas portuguesas, facilitando o preenchimento dos dados.

Toda esta informação fica disponível para consulta e análise, permitindo à administração acompanhar os custos ao longo do tempo.

Outra funcionalidade particularmente útil é a possibilidade de enviar documentos para a impressora do escritório, mesmo quando o colaborador está nas instalações de um cliente.

Uma tarefa que anteriormente podia exigir o regresso à empresa pode agora ser realizada à distância, através do telemóvel.

A tecnologia ao serviço das pessoas

Um dos aspetos que considerei mais importantes neste projeto foi respeitar a forma como a empresa já trabalhava.

A Fornos Moreira não precisava de substituir o seu programa de faturação, o relógio de ponto ou os equipamentos existentes.

Por isso, desenvolvi mecanismos que permitem à nova plataforma consultar a informação necessária nesses sistemas, mantendo os registos originais intactos.

Tudo foi pensado para funcionar de forma segura, sem exigir alterações complexas à rede interna da empresa.

Cada colaborador dispõe ainda de acessos adequados às suas responsabilidades, garantindo que apenas consulta ou altera a informação necessária ao seu trabalho.

O objetivo nunca foi acrescentar complexidade.

Foi utilizar a tecnologia para eliminar complicações.

Uma visão mais clara do negócio

Com a informação reunida numa única plataforma, a administração passou a dispor de uma visão mais completa da atividade.

Através de painéis e relatórios, é possível acompanhar reparações, vendas, despesas, horas de trabalho, horas extraordinárias e outros indicadores relevantes.

Os dados podem também ser exportados para Excel, facilitando a análise e a preparação de informação administrativa.

Esta centralização torna mais simples identificar situações pendentes, consultar o histórico dos serviços e acompanhar a evolução da empresa.

Em vez de reunir manualmente informação dispersa no final de cada mês, a equipa dispõe de dados organizados ao longo de todo o processo.

O resultado: menos trabalho repetido, mais organização

A plataforma encontra-se em funcionamento e continua a evoluir de acordo com as necessidades da Fornos Moreira.

Entre as principais melhorias introduzidas destacam-se a centralização da informação, a preparação antecipada dos materiais, a simplificação da gestão de horários e a ligação entre as equipas do escritório e do terreno.

As intervenções técnicas passaram a estar organizadas em fichas próprias, as despesas podem ser registadas no momento e os relatórios ficaram acessíveis sem necessidade de reunir informação de diferentes programas.

A integração com os sistemas existentes permitiu ainda aproveitar ferramentas que já faziam parte do quotidiano da empresa.

Embora não tenha sido realizada uma medição formal de horas poupadas ou custos reduzidos, as alterações aos processos são concretas e permitem eliminar várias tarefas manuais anteriormente necessárias.

Mais do que desenvolver software, resolver problemas

Este projeto representa bem a forma como gosto de trabalhar.

Não acredito que a melhor solução seja necessariamente a mais complexa ou aquela que utiliza mais tecnologias.

Acredito que a melhor solução é aquela que resolve um problema real, simplifica o trabalho e se adapta às pessoas que a vão utilizar.

Na Fornos Moreira, o desafio foi compreender como funcionava a empresa, identificar os obstáculos do dia a dia e desenvolver uma plataforma capaz de ligar diferentes áreas num único sistema.

Desde as reparações no terreno até à gestão administrativa, cada funcionalidade foi pensada para responder a uma necessidade concreta.

O resultado é uma solução de gestão feita à medida, que acompanha a atividade da empresa e pode continuar a crescer com ela.

Porque a tecnologia deve facilitar o trabalho, não complicá-lo.